🐼 Reuzenpanda Conversatie Module

De Conversatie Module van Reuzenpanda biedt een geïntegreerde manier om te communiceren met klanten via WhatsApp en e-mail. Je stelt de module eenvoudig in via de backoffice van Reuzenpanda.

🟢 Activeren

Om de Conversatie Module te activeren, ga je naar de Instellingen en dan E-mail of Whatsapp-synchronisatie. Hier kun je de module activeren en de verschillende accounttypes instellen. Wanneer je de conversatiemodule activeert, wordt er een standaard Reuzenpanda e-mail ingesteld met de op dat moment ingestelde contactgegevens.

🔐 Conversatie Accounts

Elke conversatie verloopt via een conversatie account, gekoppeld aan een Reuzenpanda-gebruiker. Accounts kunnen:

• Privé gebruikt worden (door één persoon)
• Gedeeld worden binnen een bedrijfsprofiel

📍 Gebruikslocaties

Conversatie accounts zijn beschikbaar in meerdere onderdelen van de software:

• Gesprekkenmodule

  De centrale inbox waarin alle gesprekken van je conversatie accounts samenkomen. Hier lees je binnengekomen berichten, reageer je erop, wijs je een gesprek toe aan een collega, koppel je een gesprek aan een contactpersoon en archiveer je afgeronde gesprekken.

  Daarnaast kun je hier AI-agents koppelen aan WhatsApp-gesprekken. Een AI-agent volgt je leads automatisch op en kan zelfstandig een afspraak voor je inplannen.

• Gesprekken in deals

  Bij een deal zie je de gesprekken die aan de betrokken contactpersoon gekoppeld zijn, en kun je direct vanuit de deal reageren. Zo heb je de hele communicatie bij de hand zonder de deal te verlaten.

• Leads & Deals

  Verstuur berichten naar één of meerdere ontvangers.

• Documenten

  Stuur documenten met gekoppeld bericht automatisch naar de ontvanger.

• Automatiseringen

  Gebruik accounts voor meldingen of geautomatiseerde communicatie naar klanten. Om deze functie te gebruiken, moet je account gedeeld zijn binnen het bedrijfsprofiel waarop de automatisering is ingesteld.

📬 Ondersteunde Accounttypes

• ✅ E-mail via het Reuzenpanda platform (bijv. bedrijf@email.reuzenpanda.app)

  • Dit is het standaard account type wat gebruikt wordt wanneer niets anders is ingesteld
  • Dit is een gratis e-mailadres met goede reputatie dat je kunt gebruiken voor het versturen van berichten
  • Het is niet mogelijk om direct hierop te reageren
  • Dit e-mailadres kan niet worden gekoppeld aan een eigen domein

• ✅ E-mail via IMAP/SMTP (met een eigen domein)

  • Handleiding
  • Mogelijk via je eigen e-mailserver of externe providers
  • Vereist ondersteuning voor BasicAuth op IMAP/SMTP

• ✅ E-mail via Outlook (Microsoft Graph API)

  • Handleiding
  • Ondersteunt zowel persoonlijke als zakelijke accounts

• ⚠️ Gedeeld postvak (shared mailbox) via Outlook (Microsoft Graph API)

  • Handleiding
  • Een gedeeld postvak (bijv. info@bedrijf.nl) is geen echt Outlook-account en kan dus niet zelf inloggen
  • Je koppelt eerst een gewoon Outlook-account dat toegang heeft tot het gedeelde postvak
  • Het toewijzen van het gedeelde postvak wordt daarna door support geconfigureerd

• ✅ WhatsApp via QR Code

  • Handleiding
  • Je scant in Reuzenpanda een QR code met de telefoon waarop het WhatsApp-nummer actief is
  • Je vult hierbij geen telefoonnummer in; koppelen via een notificatie op je telefoon kan ook
  • Je hebt hiervoor geen los account bij een externe partij nodig
  • Je bestaande WhatsApp-account en gespreksgeschiedenis blijven behouden
  • 🚧 Deze koppeling wordt op dit moment vernieuwd

• ✅ WhatsApp via de WhatsApp API (WABA)

  • Handleiding
  • De officiële zakelijke WhatsApp-koppeling; je werkt zonder app, volledig in Reuzenpanda
  • Er hoeft geen telefoon verbonden te blijven; die is alleen eenmalig tijdens de onboarding nodig
  • Alleen op aanvraag via support@reuzenpanda.nl
  • Vereist een Meta-account waarmee je advertenties kunt starten op Facebook
  • Hiervoor geldt een losse licentie en je doorloopt een onboarding met je customer success manager
  • Buiten het 24-uursvenster verstuur je sjablonen; die kosten per bericht geld en worden direct door Meta afgerekend
  • 🛑 Het nummer moet verwijderd worden van WhatsApp en WhatsApp Business; je gespreksgeschiedenis vervalt daarmee
  • Weinig tot geen risico op blokkade door WhatsApp, ook bij grotere aantallen berichten

• 🛑 WhatsApp via Timelines.ai — niet langer ondersteund

  • Er kunnen geen nieuwe accounts meer op deze manier gekoppeld worden
  • Gebruik in plaats daarvan de koppeling via QR Code
  • Heb je nog een bestaande koppeling? Neem contact op met support om over te stappen

• ⚠️ E-mail via Google SSO

  • Gmail kan gekoppeld worden via Google SSO, maar Google toont hierbij een waarschuwing dat de app niet is geverifieerd.
  • Koppelen via IMAP/SMTP is technisch mogelijk, maar niet officieel ondersteund, zie dit artikel voor meer informatie: Gmail via IMAP/SMTP (opens in a new tab)

⚠️ Privacy & Veiligheid

Bij het koppelen van mailboxen of WhatsApp-accounts aan Reuzenpanda:

• Geef je volledige toestemming voor het lezen en verzenden van berichten
• Zijn berichten alleen zichtbaar voor de eigenaar van het account
• Wordt berichtmetadata mogelijk opgeslagen in de Reuzenpanda-database t.b.v. inzichten binnen de software
• Worden berichten niet gedeeld met derden
• Worden berichten uitsluitend gebruikt voor conversatiefuncties

✅ De rechten om nieuwe berichten in te zien, zijn op elk moment in te trekken door het account te verwijderen in de instellingen, mogelijk blijft er een kopie van de metadata in de database t.b.v. inzichten binnen de software.

🗂 Berichtmetadata

De volgende gegevens kunnen als metadata worden opgeslagen:

• Bericht identifiers (bijv. message ID, chat ID)
• Afzender en ontvanger van een bericht
• Tijd en datum van verzending of ontvangst
• Relatie tot de ontvanger (bijv. gekoppeld lead/contactpersoon)
• Status of een bericht gelezen of gezien is
• Of het bericht aangekomen of gebounced is