📥 Outlook Koppelen

Met de Outlook-integratie kun je eenvoudig je Outlook-account (persoonlijk of zakelijk) koppelen aan Reuzenpanda. Zo kun je direct e-mails versturen en ontvangen vanuit de Conversatie Module.

✅ Vereisten

Om je Outlook-account te koppelen, heb je alleen het volgende nodig:

• ✉️ E-mailadres dat je wilt koppelen

Koppelen binnen Reuzenpanda

1. Ga naar de Instellingen van je Reuzenpanda-account (rechtsboven in het scherm).
2. Klik op E-mail synchronisatie.
3. Klik op de knop Nieuw e-mailaccount.
4. Vul je Microsoft e-mailadres in en klik op Toevoegen.
5. Er verschijnt een popup die je naar de Microsoft-aanmeldpagina leidt.

Als de popup niet verschijnt, controleer dan of je browser popups toestaat in de instellingen.

6. Log in met je Microsoft-account.
7. Er verschijnt een scherm waarin je wordt gevraagd om Reuzenpanda toegang te geven tot je account. Klik op Toestaan.
8. Je wordt teruggestuurd naar Reuzenpanda, waar je een bevestiging ziet dat je account is gekoppeld.

De koppeling is succesvol wanneer achter je e-mailadres "Verbonden" staat. Als dit niet verschijnt, probeer het dan opnieuw of neem contact op met de support van Reuzenpanda.

9. Je kunt nu de instellingen van je account verder invullen (dit kan later ook nog).

📮 Gedeeld postvak (shared mailbox) koppelen

Een gedeeld postvak — in het Engels een shared mailbox — is geen echt Outlook-account. Er hoort geen eigen gebruiker met wachtwoord bij, waardoor je er niet direct mee kunt inloggen. Denk aan adressen als info@bedrijf.nl, verkoop@bedrijf.nl of administratie@bedrijf.nl.

Zo'n postvak koppel je daarom altijd via een gewone gebruiker die toegang heeft tot dat postvak. Je koppelt eerst die gebruiker aan Reuzenpanda, daarna wijst support het gedeelde postvak daaraan toe.

✅ Vereisten

• Een gewoon Outlook-account (een echte gebruiker met eigen inloggegevens) dat je aan Reuzenpanda koppelt
• Dat account heeft in Microsoft 365 de juiste rechten op het gedeelde postvak:
  • Volledige toegang (Full Access) om berichten in het postvak te kunnen lezen
  • Verzenden als (Send as) of Verzenden namens (Send on behalf) om vanuit het postvak te kunnen versturen
• Deze rechten worden door je IT-beheerder ingesteld in het Microsoft 365-beheercentrum

ℹ️ Twijfel je of de rechten goed staan? Als de gebruiker het gedeelde postvak in Outlook zelf kan openen én er berichten uit kan versturen, dan zijn de rechten in orde.

ℹ️ Het gedeelde postvak en de gebruiker mogen op verschillende domeinen zitten. Dat is geen probleem, zolang de rechten goed staan.

Stappen

1. Koppel eerst het gewone Outlook-account dat toegang heeft tot het gedeelde postvak. Volg hiervoor de stappen onder Koppelen binnen Reuzenpanda.
2. Controleer dat achter dit e-mailadres Verbonden staat.
3. Neem daarna contact op met de support van Reuzenpanda en geef de volgende drie gegevens door:
   • E-mailadres van het gedeelde postvak dat je wilt gebruiken (het adres waarop de mail binnenkomt, bijv. info@bedrijf.nl)
   • De UPN (User Principal Name) van de gebruiker die toegang heeft tot het gedeelde postvak — zie Waar vind ik de UPN? hieronder
   • De gewenste weergavenaam van het postvak; dit is de afzendernaam die de ontvanger ziet
4. Support wijst het gedeelde postvak toe aan je gekoppelde account.
5. Daarna verschijnt het gedeelde postvak als apart conversatie-account in de Conversatie Module en kun je er berichten mee versturen en ontvangen.

ℹ️ Het toewijzen van een gedeeld postvak kan niet zelf in de instellingen worden gedaan; dit wordt door support geconfigureerd.

Waar vind ik de UPN?

De UPN (User Principal Name) is het adres waarmee de gebruiker inlogt bij Microsoft. Support heeft deze nodig om te weten via welke gebruiker het gedeelde postvak benaderd moet worden.

Je vindt de UPN als volgt:

1. Ga naar het Microsoft 365-beheercentrum.
2. Open Gebruikers → Actieve gebruikers.
3. Klik de gebruiker aan die toegang heeft tot het gedeelde postvak.
4. Neem het veld Gebruikersnaam (het inlogadres, de UPN) over.

🛑 Let op: de UPN is niet altijd hetzelfde als het zichtbare e-mailadres van die gebruiker, en kan een ander domein hebben dan het gedeelde postvak. Hoe dit is ingericht verschilt per Microsoft 365-omgeving. Geef daarom altijd de UPN door en niet een alias.

Voorbeeld: het gedeelde postvak is gedeeld@bedrijf.nl, terwijl de UPN van de gebruiker gedeeld@bedrijfsgroep.nl is.

ℹ️ Weet je niet zeker wat de UPN is? Laat je IT-beheerder deze aanleveren.

🛑 Verwijder je het gewone account waarmee het gedeelde postvak is gekoppeld, dan werkt het gedeelde postvak ook niet meer. Trekt je IT-beheerder de rechten op het postvak in, dan stopt de koppeling eveneens.

Instellingen

1. Naam verzender: Vul de naam in die de ontvanger ziet. Dit kan je bedrijfsnaam of je eigen naam zijn (bijv. Jur van Reuzenpanda).
2. Reply-to: Vul het e-mailadres in waarop je wilt dat reacties binnenkomen. Dit is handig als je namens jezelf een e-mail stuurt maar reacties naar een gezamenlijke inbox wilt laten sturen.
3. Berichten delen: Je kunt kiezen of je berichten wilt delen met andere gebruikers binnen je bedrijfsprofiel. Dit is handig wanneer je samenwerkt met collega's en hen toegang wilt geven tot de berichten die jij verstuurt. Deze optie is vereist voor het gebruik van automatiseringen. Standaard is je huidige profiel al gekoppeld.

Account Verwijderen

1. Ga naar de Instellingen van je Reuzenpanda-account (rechtsboven in het scherm).
2. Klik op E-mail synchronisatie.
3. Klik onderaan op Verwijder account.

🚨 Belangrijke Opmerkingen

SSO (Single Sign-On): Deze koppeling maakt gebruik van je Microsoft-inloggegevens. Dit betekent dat je geen aparte wachtwoorden hoeft in te voeren.

Toegang: Reuzenpanda vraagt om toegang tot je e-mail om berichten te versturen en ontvangen via de Conversatie Module. Als je IT-beheerder bepaalde instellingen heeft geblokkeerd, kan de koppeling mislukken. Vraag je IT-beheerder om Reuzenpanda CRM toe te staan als vertrouwde applicatie in het Azure AD-beheercentrum. Dit kan onderandere door de User Consent Workflow (opens in a new tab) waardoor een gebruiker een verzoek kan indienen en een admin die dan kan goedkeuren (opens in a new tab)